5 nejčastějších chyb v projektovém řízení při tvorbě e-shopu

Cílem e-commerce projektu je v podstatě naplnění byznysových očekávání, jako je např. otevření nového trhu, růst obratu, zvýšení počtu objednávek. Jedná se primárně o úkol investora neboli sponzora projektu. 

Pokud se cíle nestanoví nebo se dostatečně nekomunikují, může dojít k nesprávnému pochopení toho, proč se vlastně projekt realizuje (a to jak interním týmem, tak i dodavatelem).

Důležitou součástí každého projektu je kvalitní zadání a definice cílů a vzájemných očekávání. V mnoha případech není před započetím výroby e-shopu vytvořena podrobná analýza nebo neobsahuje všechna očekávání a funkcionality. Případně nejsou popsána akceptační kritéria, která popisují, co je potřeba splnit, aby e-shop správně fungoval.  

Jenže platí jednoduché pravidlo: jaké je zadání, takový je výsledek. Specifikace představuje zásadní bod každého projektu, protože ovlivňuje průběh celé zakázky, efektivitu práce i kvalitu výstupu.

Čas jsou peníze a každý další den zvyšuje nákladovost projektu. Nemožnost prodeje zboží na chystaném e-shopu rovněž ovlivňuje příjmy firmy. Proto je důležité zaměřit se na termíny a projekt „rozsekat“ na jednotlivé etapy a jejich části, a to včetně určení data splnění. Bez stanového termínu totiž nikdo neví, kdy má svou aktivitu dokončit.

Nebo se vám už možná také stalo, že se projekt zastavil, protože vyvstaly jiné priority nebo členové týmu pracovali na jiných projektech. Bez vyčlenění časových kapacit a definice zastupitelnosti projektového týmu nelze projekt úspěšně dokončit. 

V momentě, kdy se rozhodnete pro tvorbu e-shopu, případně úpravu stávajícího e-shopu, je důležité sestavit interní realizační tým. Hlavní roli v projektu má projektový manažer, který koordinuje a řídí aktivity týmu. 

Často se stává, že tato role není na straně zákazníka interně stanovena a dodavatel e-shopu musí komunikovat s více lidmi. Vzniká tak zbytečný chaos, ztěžuje to celkovou koordinaci aktivit a v důsledku pak neprobíhá dostatečné sledování termínů. 

V projektovém řízení nesmí být opomenuta ani komunikace a definice kompetencí – podobně jako je to v běžném fungování firmy. Někdo za úkol zodpovídá, s někým jej potřebujete konzultovat či ho informovat. Tomu pomáhá tzv. RACI tabulka (R – Responsible, A – Accountable, C – Consult, I – Inform), ve které se určí osoby a zodpovědnosti pro každý krok harmonogramu. Bez pravidelné komunikace o stavu projektu se ztrácí přehled o aktivitách a angažovanosti týmu.

Některé projekty proběhnou bez větších problémů, ale to je spíše výjimka. Ve valné většině projektů se zpravidla objeví krizová situace, kterou je nezbytné řešit. Místo faktů a hledání východiska vyhrávají emoce a improvizace, což vede k negativní atmosféře a hledání viníků. Těmto situacím lze předejít sepsáním rizik projektu s návrhem řešení pro jejich eliminaci nebo alespoň snížení dopadu na projekt. Pokud nemáte interní kapacity na realizaci projektu nebo zkušenosti s projektovým řízením, můžete si projektové kapacity zajistit externě. Například u nás –⁠ nabízíme možnost pronajmout si zkušeného projektového manažera z našich řad po dobu trvání projektu. Kvalitní „projekťák“ může působit možná až nenápadně, ale jeho role je nezastupitelná. Ušetří vám hodně času i peněz.